Online Meetings effektiv gestalten

Konsent eignet sich perfekt zur effektiven Entscheidungsfindung in virtuellen Meetings

Aus aktuellem Anlass schreiben natürlich alle über das Thema. Und vor allem anscheinend richtig viele Menschen die sich offenbar überhaupt nicht damit auskennen!
Obwohl ich in den letzten Wochen schon 10 Blogartikel 3 Newsletter und 4 Videos dazu gesehen habe, fehlen mir dort viele wichtige Inhalte. Ausserdem gehe ich neben den Grundlagen speziell darauf ein, wie man Soziokratie 3.0 für effektive Online Meetings nutzen kann, darüber gibt es nämlich noch keine Artikel.
Wenn Ihr wollt könnt Ihr die Grundlagen auch einfach überspringen und direkt zu den Soziokratie Schmankerln springen. Diese Inhalte sind Teil meiner Workshops, falls Ihr Hilfe gebrauchen könnt bei der Umsetzung dieser Tips, dann könnt Ihr mich gerne einfach zu Euren Meetings dazu schalten und ich zeige Euch wie das in der Praxis aussehen kann.

Als personifizierte Kombination aus Tonmeister, Programmierer, Manager eines internationalen Open-Source Projekts und Coach für effektive Selbstorganisation konnte ich seit vielen Jahren Erfahrungen in unzähligen Online-Meetings machen und hab dabei natürlich so manche Technologie ausprobiert und auch einige soziale Techniken entwickelt.
Hier also mein Senf zu dem Thema, lasst es Euch schmecken!

Falls das für Euch auch der Xte Artikel zu dem Thema ist, dann könnt Ihr hier navigieren:

Technische Vorbereitung

So gut wie alle arbeiten derzeit von zuhause aus. Was dann bei Meetings stören kann ist z.B. folgendes:

  1. Fehlender Sound, weil falsche Soundkarte, oder Mikrofon zu leise, oder Stumm geschaltet.
  2. Schlechtes Mikrofon
  3. Hintergrundgeräusche
  4. Ablenkender Hintergrund
  5. Verbindung stockt oder reisst ab

Und hier auch schon in aller Kürze die Lösungen:

  1. Vor dem Meeting checken: Soundeinstellungen des Programms, am besten in einem Testcall. Zoom und Skype haben diese Funktion. Ansonsten auf ein eigenes anderes Gerät, oder einen freiwilligen Kollegen. Auch um sich im Programm zurecht zu finden und vor allem den Knopf für die Stummschaltung zu kennen, lohnt es sich das Programm einmal vor dem ersten Meeting zu öffnen.
  2. Die Mikrofone von Apfel-Geräten zum Beispiel sind in der Regel ziemlich gut. Ansonsten lohnt es sich ein Bluetooth Headset zuzulegen, das hat dann vielleicht sogar Noise Cancelling, also unterdrückt die Hintergrundgeräusche. Damit kommen wir auch schon zum nächsten Punkt.
  3. Am besten man hat ein Zimmer für sich, das kein Durchgangs- oder Kinderspielzimmer ist.
    Hat man keine Hintergrundunterdrückung, ist es eine gute Praxis das eigene Mikrofon stumm zu schalten, wenn man nicht redet. Besonders bei Skype kommt es vor, dass man Teilnehmer sonst doppelt hört.
    Nervig ist, wenn man den Knopf dafür immer suchen muss. Darf ich Vorstellen: Shift-CMD-A (A wie Audio).
    Ein halliger Raumklang wird von einem selbst und bei einem einigermassen guten Mikrofon, was es auch sein sollte, als stark ermüdend empfunden. Hier helfen Teppich, Bücherregal, Vorhänge und Sofas. In dieser Reinfolge.
  4. In unserem idealen Raum brauchen wir jetzt nur noch guten Internet Empfang (WLAN oder mobile Daten), oder am allerbesten ein Kabel aus dem Router, dann kann es los gehen. Bei speedtest.net/ könnt Ihr die Geschwindigkeit Eurer Verbindung testen, dort wo Ihr seid. Falls die Verbindung stockt, liegt es meistens nicht am eigenen Internetanschluss, die Datenraten sind heutzutage eigentlich ausreichend. Es sei denn bei Euch piepst wirklich noch ein Modem 😉
    Je näher am Router Ihr seid, desto schneller ist die Verbindung, da weniger Daten verloren gehen. Im Zweifelsfall legt Euch für die Dauer des Meetings einfach ein Kabel, wenn das eine Option ist. Ansonsten kann man sein Internet auch über die Steckdose in das hauseigene Stromnetz einspeisen. Dafür müssen Empfänger und Sender aber an der gleichen Strom Phase hängen, das ist bei großen Häusern nicht automatisch gegeben. Am besten ausprobieren, stellt Euch auf ein paar Laufgänge zwischen Empfänger und Sender ein 🙂
    Eigentlich klar, wird aber oft vergessen bei einer Session im Garten: Stromkabel an den Laptop, oder zumindest sicherstellen dass der Akku voll geladen ist. Sonst gehen mal locker 10 Minuten Meeting Zeit verloren, was für die anderen Teilnehmer doof ist, oder für einen Selbst, wenn man etwas verpasst.

Software

Meetings

Skype
Vorteile: Kostenlos, weit verbreitet, App für mobile Endgeräte
Nachteile: Selbst nach so vielen Jahren nicht so stabil (Microsoft..), Datenschutz (Microsoft, Bundestrojaner)

Zoom
Vorteile: Telefoneinwahl, App, Hübscht das Bild auf, Hintergrund lässt sich austauschen, Integration für andere Apps wie Slack, Calendly und Co.
Nachteile: Nur 40 Minuten frei, sonst kostenpflichtig

Google Hangouts
Vorteile: Kostenlos
Nachteile: Hohe Datenrate. Stimme wird analysiert, Kontaktdaten und Gesprächsinhalte werden ausgewertet um geziehlte Inhalte zum Beispiel bei youtube oder bei der Google Suche anzubieten.

Whereby.com
Vorteile: Bis zu 4 Teilnehmern kostenlos, keine Installation notwendig, einfach Link versenden, youtube integration
Nachteile: Kostenpflichtig

Mein Tipp:
Jitsi Meet
Vorteile: Kostenlos, Apps, Telefon Einwahl, Open-Source (kann selbst gehostet werden, anpassbar, branding), API, kann in bestehende Tools integriert werden (Slack)
Nachteile: Performance von Serverleistung, Anbindung und Konfiguration abhängig (siehe unten).

Öffentliche Instanzen hier: https://github.com/jitsi/jitsi-meet/wiki/Jitsi-Meet-Instances

Jitsi – HowTo:

Auf den jeweiligen Link klicken und Namen für den Raum auswählen, los gehts! Der erste Teilnehmende kann ein Passwort setzen.

gute Kurz-Einführung: https://weitblick.org/post/jitsi-meet-videokonferenz/

Nur die präsentierende Person sollte den Videostream aktivieren. Die anderen nur bei Bedarf.

Nach  einigen Erfahrungen mit etwas größeren Gruppen (20+ Schulkindern) lohnt  es sich unter den Einstellungen ( /etc/jitsi/meet/...config.js ) die  Videoqualität zu begrenzen:

resolution: 480,
 constraints: {
      video: {
          aspectRatio: 16 / 9,
          height: {
              ideal: 480,
              max: 480, 
              min: 240
          }
       }
  },

Teilnehmern können diese Videos zur Verfügung gestellt werden:

Desktop Teilnahme: https://www.youtube.com/watch?v=vuGZDZYJy54
Mobile Teilnahme: https://www.youtube.com/watch?v=MMLSIAHZlXU

Kollaboration

Nicht nur wärend dem Meeting, sondern auch vor allem davor und danach sind die folgenden Tools nützlich. Wie Ihr auch später noch lesen werdet, entzerrt eine gute Kommunikation vor dem Meeting das Treffen selbst ungemein und macht es effektiver. Und natürlich hilft es auch ungemein wärend dem Meeting die Übersicht zu behalten über komplexe Themen und Teams.

Arbeit visualisieren

Eine Visualisierung hilft ungemein dabei schnell einen Überblick zu bekommen, wer gerade an was arbeitet, was noch zu tun ist und was schon erledigt wurde, nicht nur für Teammitglieder, sondern auch für Stakeholder von aussen.
Und ausserdem ermöglicht es effektive Selbstorganisation. Mit einem Kanban System, das für alle zugänglich ist wird ein „Pull-System“ möglich, bei dem sich Mitarbeiter Aufgaben ziehen, statt sie zugewiesen zu bekommen. Dadurch entsteht mehr Selbstverantwortung, die sich auch in effektiven Meetings nieder schlägt.

Software: Trello, Kanbanery, Leankit, Jira, Google Sheets

Protokoll

Nicht nur für einen selbst, um sich zu erinnern was man alles entschieden hat, macht es Sinn Protokoll zu führen. Besonders in Organisationen die S3 Muster wie zum Beispiel Konsent benutzen, ist es wichtig, dass es eine möglichst hohe Transparenz gibt. Das ist auch eines der 7 Grundprinzipien von Soziokratie 3.0.

Wer schon mit Kanban vertraut ist, dem sei die Software oben für visuelles Arbeiten ans Herz gelegt um einen Steuerungsbacklog anzulegen. Die Listen lassen sich optimal dafür anpassen.

Die einzelnen Karten werden dann von Treibern zu Vorschlägen und schließlich zu Vereinbarungen. Und wandern von „Zu Entscheiden“ in die „Agenda“ des nächsten Meetings und dann zu „Vereinbarungen“.

Hier habe ich ein Template vorbereitet, in dem man sich anschauen kann, wie das aussieht. Gerne helfe ich Euch dabei dieses und mehr Templates auf Eure Organisation anzupassen und miteinander zu verknüpfen. Kontaktiert mich einfach.

Ansonsten eignen sich Google Docs, Paper, Evernote oder wem Datenschutz wichtig ist Etherpad und OnlyOffice für Nextcloud zum kollaborativen Schreiben (und lassen sich ebenfalls auf zBsp Trello Karten verlinken.)

Ein Wiki ist auch super um Strukturen, Prozesse und Entscheidungen zu dokumentieren. Hierfür gibt es Confluence, MediaWiki (Wikipedia Software zum Selber-Hosten) oder DocuWiki. Readthedocs ist zwar eigentlich für Software, aber wieso nicht für die eigene Organisation?

Egal was ihr nutzt, ich finde diese Tips von Mozilla richtig gut:

Übt das stille Dokumentieren. Lasst den Leuten genügend Zeit, für ihren Wortbeitrag, während Ihr jeden Tagesordnungspunkt abhandelt, aber versucht, jeden neuen Tagesordnungspunkt mit Zeit für stille Dokumentation zu beginnen. Das gibt Dir und Deinen Teamkollegen Zeit, über den Vorschlag und ihre Reaktionen darauf nachzudenken.
Diese Art von Brainstorming und geduldiger Reaktion hilft den Leuten, einen Beitrag zu leisten, ohne die Ängste zu haben, die einige von uns bei öffentlichen Reden oder spontanen Reden empfinden.
Sie hilft auch Menschen mit geschäftigem Hintergrund oder begrenzter Bandbreite, zu Ihren Besprechungen beizutragen, ohne von einem „perfekten“ Audio-Video-Setup abhängig zu sein. Nach dem stillen Dokumentieren könnt Ihr euch gegenseitig dazu einladen, Eure Beiträge zu verbalisieren oder zusammenzufassen, oder Du kannst die Leute einladen, ebenfalls still zu antworten, mit Folgefragen, +1s und anderen Arten von Feedback.
Heiße asynchrone Beiträge willkommen.
Herausforderungen wie das Coronavirus wirken sich auf alle möglichen Arten auf die Terminpläne der Leute aus.
Lade unbedingt Personen ein, die nicht zu einem geplanten Treffen kommen können, wann immer sie können, zu seiner Dokumentation beizutragen.
Ermutige sie auch dazu, Ihr Team auf Matrix oder Slack oder welche internen Kommunikationsmittel auch immer, an zu pingen, um alle wissen zu lassen, dass es neue Inhalte zu überprüfen gibt, nachdem sie ihren Beitrag geleistet haben.“

Mozilla Blog

Buchhaltung für Protokolle

Bei dem Chaos was entstehen kann, wenn viele Leute gleichzeitig oder asynchron Inhalte generieren, macht es Sinn die Rolle eine*r*s „Logbuchführer*in“ zu besetzen. Diese Rolle übernimmt die Verantwortung, dass alles einheitlich sortiert zugänglich ist und damit schnell auffindbar. Dazu gehört entweder das Ablegen und Benennen von Dokumenten, oder das Pflegen eines Wikis oder dem Verlinken von Protokollen in CMS Systemen, oder eben dem Sortieren von Kanban Karten.

Besonders wichtig sind die Erinnerungen an Evaluationstermine von Treibern, Vereinbarungen, Rollen und Kreisen. Am besten gibt es ein automatisches Erinnerungssystem (wie die Fälligkeit auf Karten), das von dieser Rolle gepflegt wird.

Dateisystem

Eine gute Dateiablage ist auch wichtig um die wertvolle Meetingzeit nicht mit dem Suchen von Inhalten zu verbringen. Google Drive lässt sich bequem durchsuchen und berücksichtigt dabei sogar Inhalte von Dokumenten und Tabellen. Dropbox hat mit Paper auch eine gute Kombination von Dateien und Dokumenten. Nextcloud ist auch als Open-Source Selbsthosting Alternative für fasst alles was Google anbietet auch vor allem eine Super Dateisynchronisation, besonders zum Teilen und Managen von Teams.

Auf den einschlägigen Kanban Systemen lassen sich auch Dokumente an die Karten anhängen, damit ist man wenn man wie oben empfohlen Kanban für operative Aufgaben oder Steuerungstreffen verwendet, immer sofort bei den notwendingen Informationen. Ein*e Gastgeber*in kann dabei helfen, die Inhalte im Vorfeld zu verlinken und ein*e Logbuchführer*in im Protokoll im Nachgang.

Whiteboard

Flipcharts oder ein Whiteboard sind aus meinem Moderationsalltag nicht mehr wegzudenken. Ich benutze sie für Meeting Evaluationen, Retrospektiven, Vorschlagsbildung und natürlich für Standup-Meetings mit Kanban.

Zum Glück gibt es auch hier mehr als eine digitale Lösung an der man super gemeinsam schreiben, zeichnen und ganz wichtig: bunte Zettel beschriften und hin und her schieben kann 🙂

Ich finde Mural ganz toll (braucht aber auch eine einigermaßen gute Internetanbindung).

Miro soll noch besser sein, kostet aber auch mehr. Und wer Google nicht scheut, der kann auch Jamboard nutzen.

Ich kann Euch gerne helfen das Template für solche online Meetings vorzubereiten und natürlich auch bei Bedarf moderieren.

Effektive Meetings mit Soziokratie 3.0

Mal ehrlich: Keiner hat Lust auf lange Meetings, oder? Wenn Ihr tatsächlich eine Meetingkultur entwickelt habt, die Euch so viel Spass macht, das Ihr gerne länger als eine Stunde miteinander verbringt, dann bin ich sehr neugierig auf Eure Tipps 🙂
Besonders online finde ich es anstrengend länger die volle Aufmerksamkeit zu halten, erst recht wenn die technischen Grundvoraussetzungen nicht funktionieren.

Mein Tip: kürzere Meetings.

Arne Bollinger (Soziokratie 3.0 Coach)

Tägliche Stand-Up Meetings finden auch im Stehen statt, damit sie nicht länger gehen als 10 Minuten.
Setzt Euch einfach eine Timebox von zum Beispiel 40 Minuten. Wenn Ihr schon geübte Soziokraten seid, dann reichen durchaus auch 20 Minuten für ein Steuerungsmeeting. Die Tipps in diesem Artikel helfen dabei. Und vor allem: wenn Ihr verschiedene Meetings habt für verschiedene Zwecke.

„Oh nein, noch mehr Meetings!“

Denkt ihr jetzt bestimmt

Insgesamt wird die Meeting Zeit aber dadurch weniger, die Meetings kürzer und effektiver. Man kriegt also mehr gebacken und es darf sogar noch Spass machen. Wenn Ihr diese Tipps beachtet, dann braucht Ihr sogar keine Diskussionen mehr!

Formate

In meinen Workshops rede ich immer von Meeting Hygiene. Genauso wie man nicht am selben Ort isst, an dem man sein Verdautes wieder los wird, macht es durchaus Sinn für unterschiedliche Zwecke unterschiedliche Meetingformate auszuprobieren. Auf diese Art und Weise lassen sich Diskussionen vermeiden. Im Soziokratie 3.0 Handbuch, werden folgende Formate angeboten:

Die Strukturen und Inhalte dieser Formate auszuführen, würden sicherlich das Format dieses ohnehin schon sehr umfangreichen Artikels sprengen. Gerne moderiere ich diese Formate in Euren Online-Meetings.

Zeit visualisieren

Es entlastet die Moderation und hilft allen gemeinsam auf die vereinbarte Zeit zu achten, wenn sie visuell abläuft. Sowohl für das ganze Meeting als auch für die einzelnen Punkte der Tagesordnung.
Statt den Bildschirm jetzt mit noch einer App und einem offenen Fenster voll zu laden, mache ich einen radikalen Vorschlag: eine analoge Sanduhr. Ja, zum Anfassen, also nur für einen im Meeting 🙂 Vielleicht habt Ihr ja Kinder, die eine zum Zähneputzen haben.. Ansonsten gibt es auch Timer zu kaufen, die man einstellen kann und die mit einem lauten Piepen auf den Ablauf der Zeit aufmerksam machen. Oder eben doch eine App, aber vielleicht auf einem Smartphone, was man ins Bild halten oder stellen kann.

Kunstvolle Teilnahme

So einfach, und so effektiv. Ein Mantra der Selbstreflexion hilft dabei ein besserer Teilnehmer zu sein und gemeinsam Verantwortung für gute Meetings zu übernehmen:

“Ist mein Verhalten der beste Beitrag, den ich in diesem Moment zu unserer Zusammenarbeit leisten kann?”

Das kann im Einzelfall auch bedeuten, andere zu unterbrechen, Einwände zu äussern oder Vereinbarungen zu brechen.

Kunstvolle Teilnahme:

  • ermöglicht Mitgestaltung und Entwicklung von Vereinbarungen
  • hilft Teams dabei, stärker zu werden
  • fördert Selbstverantwortung, Integrität und Vertrauen
  • unterstützt eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung und der engen Zusammenarbeit
  • die ist noch wirksamer, wenn sich mehrere Mitarbeiter dazu entschliessen

Vorbereitung ist das halbe Meeting

Klar, je mehr Vorbereitung, desto besser ist das Meeting. Hier einige Tricks aus der Soziokratie 3.0. Nicht nur für jedes Meeting, sondern auch für jeden Punkt der Agenda ist es sinnvoll folgende Punkte zu definieren:

Zweck – Was ist der Treiber?

Das angestrebte Ergebnis des Meetings vorher zu kommunizieren, hilft schonmal den Fokus zu setzen und dass die Teilnehmer sich vorbereiten und reindenken können. Den Treiber für einen Agendapunkt zu definieren, heisst nur nochmal zu erklären warum man über den Punkt sprechen muss. Ist eigentlich logisch und machen die meisten in den einleitenden Worten von alleine. Allerdings hilft diese Vorlage erheblich, damit wirklich jeder versteht worum es geht ohne lange Erklärungen.

Hat man Konsent, also frägt die Zustimmung von allen zum Treiber ab, dann sind alle meistens auch motivierter und fokussierter bei der Sache.
Bekommt man keinen Konsent, weil es nachvollziehbare Einwände gibt, dann kann man sich die Zeit sparen und brauch gar nicht weiter über den Punkt reden. Und es wird klar, dass ich mich vielleicht selbst um den Treiber kümmern muss, oder ihn in ein anderes Team tragen muss.

Prozesse bringen Struktur

Strukturierte Prozesse helfen stark uns zu fokussieren und schnell auf Ergebnisse zu kommen. Der Leitfaden der Soziokratie 3.0 ist voll von solchen Prozessen, wie Vorschlagsbildung oder Konsent Entscheidungsfindung. Den Prozess für jeden Punkt zu definieren schafft noch mehr Klarheit und es kann direkt losgehen ohne Zeit zu verlieren darüber zu diskutieren wie man jetzt mit dem Punkt (Treiber) fortfährt.

Entscheidungsfindung effektiv

Auch hier eignet sich Konsent hervorragend um effektiv Entscheidungen online zu treffen. Man kommt mit dem Format wirklich schnell zu einer Einigung bei der alle mitgehen können. Es hilft allerdings sehr, wenn es vorher physisch im Kreis geübt wurde.

Es wird oft unterschätzt, das es sich bei der Methode nicht nur um einen trockenen Prozessablauf hält, sondern auch darum geht eine andere innere Haltung einzunehmen und alte Verhaltensmuster zu verlernen. Es geht nicht darum die perfekte Entscheidung für alle Zeiten zu treffen sondern eben nur:

Gut genug für Jetzt, und sicher genug um es auszuprobieren

Besonders am Anfang ist es wichtig, dass wirklich alle Fragen zum Vorschlag geklärt werden, bevor es mit der Entscheidung weiter geht. Falsche Annahmen können dann später im Prozess zu Missverständnissen oder Konflikten führen. Auch ein klarer und vorher konsentierter Treiber hilft sehr Einwände zu qualifizieren und zu verstehen warum ein bestimmter Vorschlag gebraucht wird.

Für die schnelle Reaktionsrunde nominiert man einfach die nächste Person (siehe nächster Punkt).

Die Handzeichen funktionieren super mit der Kamera, man braucht dafür auch keinen Ton.

Will man Bandbreite oder Daten sparen, geht es sogar auch ohne Video, es gibt zum Beispiel bei Zoom „Reaktionen“ die man dafür nutzen kann. *Thumbs Up* für Konsent, *Clap* für Einwand und Bedenken kann man einfach am Schluss äussern, nachdem die Entscheidung gefeiert wurde (und vorher Konsent geben).

Wie schon in der Einleitung erwähnt, gibt es mehr zu diesem Prozess als ich in diesem Artikel darstellen will. In einem anderen Artikel gehe ich näher darauf ein. Und es braucht wirklich Übung um damit effektiv zu werden, aber das lohnt sich. Gerne moderiere ich mit Euch ein paar Beispiele aus Eurem Kontext, meldet Euch einfach.

Runden

Eine ganz einfache Struktur, die sicherstellt, dass jeder zu Wort kommt, nicht immer die Gleichen reden und kollektive Intelligenz zum Einsatz kommt.

Einfach den Zweck und das angestrebte Ergebnis formulieren und oft zeichnet sich nach der halben Runde schon ein klares Bild ab.

Da wir virtuell nicht im Kreis sitzen, kann einfach jede Person die nächste nominieren. Man kann sich den nominierten Namen leicht merken, damit es das nächste Mal schneller geht.

Vorbereitung

Das Meeting sollte soweit im Vorfeld angekündigt sein, dass alle Teilnehmer ausreichend Zeit zur Vorbereitung haben. Ausserdem sollten idealerweise alle Materialien und Informationen die Ihr für die Vorbereitung benötigen könnt zugänglich und so aufbereitet sein, dass im Meeting möglichst wenig Fragen offen sind. Dabei hilft folgende Rolle:

Gastgeber*in

Ist eine Person, die die Vor- und Nachbereitung des Meetings übernimmt.
Sie sammelt alle Agendapunkte, stellt sicher, dass Treiber gut formuliert und Vorschläge gut vorbereitet sind und schickt diese rechtzeitig vorher an alle Teilnehmer. Sie klärt den Zeitbedarf und den Zeitpunkt mit allen Teilnehmern ab und lädt diese rechtzeitig ein. Ausserdem stellt die Rolle sicher, dass es einen Moderator gibt, der NICHT sie selbst ist.

Die Rolle der Gastgeberin kann nur für ein Meeting, oder für einen bestimmten Zeitraum vergeben werden.

Moderation

Es empfiehlt sich für jedes Treffen eine Moderation zu wählen. Es hilft allen sich auf die Inhalte zu konzentrieren und sich nicht in Diskussionen und Möglichkeiten zu verlieren. Steht die Person schon vorher fest, zum Beispiel durch die Gastgeberrolle nominiert oder im letzten Meeting festgelegt, spart man sich Zeit am Anfang des Meetings und es kann sofort los gehen.

Idealerweise rotiert diese Aufgabe, damit jeder diese auch zu schätzen weiss.
Zu dieser Rolle gehört auch eine Evaluation am Ende des Meetings, das hilft vor allem ungeübten Personen besser zu moderieren und dem Rest des Teams besser beizutragen. Siehe auch Kunstvolle Teilnahme.

Check-Ins

Mittlerweile ist es schon Standard in vielen Meetings: Am Anfang kurz zu sagen wie es einem geht. Es hilft tatsächlich auch sich selbst bewusst zu werden was man gerade braucht und gibt anderen die Chance einem dabei zu helfen. Auch wenn es am Anfang keinen Check-In gab, sollte man merken, dass die Stimmung etwas angespannt ist, macht es durchaus Sinn mal kurz einzuchecken, damit es danach wieder flüssiger weiter gehen kann. Natürlich sollte es optional sein, ob man etwas sagen will oder nicht.
Mögliche Inhalte der persönlichen Statusmitteilung:
Gedanken, Gefühle, Bedürfnisse

Evaluation

Wenn am Ende die Luft raus ist: Kürzere Meeting Zeit planen und am Schluss immer 5 Minuten für eine Auswertung lassen. Das kann entweder gleichzeitig mit einem Feedback Grid auf einem virtuellen Whiteboard passieren (Mural hat da schon eine Vorlage) oder als Runde in der jeder Wertschätzung ausspricht und konstruktive Verbesserungsvorschläge. Es macht Sinn sich dabei nicht nur auf die Moderation, sondern auch auf die Teilnahme, den Umgang miteinander, Formate und Effektivität zu achten.

Break Out

Um Vorschläge vorzubereiten, Treiber zu bearbeiten, oder in einem Konsentprozess Einwände zu integrieren eignen sich „Breakout Rooms“ hervorragend. 3-4 Leute können für eine feste Timebox von beliebigen Minuten in ein eigenes Meeting wechseln und kommen automatisch nach Ablauf der Zeit wieder zurück ins Hauptmeeting. Ein Timer mit Benachrichtung erinnert dabei an die Zeit.

Generell kann man sagen, dass man mit weniger Leuten besser diskutieren kann (es sei denn man ist als Gruppe super darin geübt) und schneller zu Ergebnissen kommt. Diese Ergebnisse können das wieder in die Gesamtgruppe getragen werden.

Mehr?

Wow, hast Du echt den ganzen Artikel gelesen? Dann hast Du vielleicht auch Interesse an noch mehr Inhalten, die ich gerne auch in Person vermittele und auf Euren Kontext und Bedürfnisse anpasse. Kontaktiert mich einfach.

Falls Du noch Ideen, Fragen oder Feedback hast, dann nutze doch gerne die Kommentarfunktion unter dem Artikel!

Viel Erfolg und effektive Meetings wünsche ich!

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